A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi criada para garantir a segurança no tratamento de dados pessoais no Brasil. Se a sua empresa lida com dados pessoais de clientes, fornecedores ou colaboradores, precisa estar conforme a LGPD.
Afinal, a adequação não é mais um diferencial, mas uma necessidade para evitar sanções e garantir credibilidade no mercado.
Se você tem dúvidas sobre como se adequar à LGPD, este guia prático vai te ajudar a entender os principais passos para garantir a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e proteger os dados pessoais que sua empresa armazena.
Siga a leitura!
Como adequar a minha empresa à LGPD?
1. Entenda a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
A LGPD (Lei nº 13.709/2018) define as regras para o tratamento de dados pessoais, desde a coleta até o armazenamento e o compartilhamento dessas informações. Para estar em conformidade, sua empresa precisa entender:
- Quais dados pessoais são coletados?
- Esses dados pessoais são usados para qual finalidade?
- Como ocorre o tratamento de dados?
- Como garantir que os direitos dos titulares sejam respeitados, como a exclusão de dados e o consentimento informado?
A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) é o órgão responsável por fiscalizar e garantir que todas as empresas sigam as regras da LGPD.
Mas afinal, como se adequar à LGPD de forma prática?
2. Nomeie um Encarregado de Proteção de Dados (DPO)
A nomeação de um Encarregado de Proteção de Dados (DPO) é um dos passos mais importantes para garantir que a empresa esteja conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Esse profissional tem a responsabilidade de supervisionar e orientar o correto tratamento de dados pessoais, garantindo que todas as operações da empresa estejam nas normas da LGPD.
O DPO atua como um elo entre a empresa, os titulares dos dados pessoais e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Ele é o principal responsável por garantir que os dados pessoais sejam tratados de forma segura e transparente, minimizando riscos e prevenindo possíveis violações da LGPD.
Quem pode ser o DPO?
O Encarregado de Proteção de Dados pode ser:
– Um colaborador interno da empresa, que já tenha conhecimento sobre segurança da informação e privacidade de dados;
– Um prestador de serviço terceirizado, que atua como consultor especializado em LGPD e tratamento de dados.
A escolha entre um profissional interno ou terceirizado dependerá do porte da empresa, da complexidade do tratamento de dados pessoais e da necessidade de especialização na área de segurança da informação.
Quais são as funções do DPO?
O Encarregado de Proteção de Dados (DPO) tem diversas responsabilidades para garantir que a empresa esteja sempre conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Suas funções incluem:
– Garantir o cumprimento da LGPD: Monitorar e implementar práticas que assegurem que a empresa esteja seguindo todas as exigências da LGPD no tratamento de dados.
– Orientar sobre boas práticas no tratamento de dados: Capacitar a equipe e orientar sobre a melhor forma de armazenar, compartilhar e proteger dados pessoais de clientes, colaboradores e fornecedores.
– Atender às solicitações dos titulares dos dados: Garantir que a empresa possua um canal adequado para os titulares poderem exercer seus direitos, como o acesso aos seus dados pessoais, a exclusão de dados e a revisão do consentimento informado.
– Ser o ponto de contato com a ANPD: Atuar como intermediário entre a empresa e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), respondendo a questionamentos e garantindo que as diretrizes e regulamentações sejam seguidas corretamente.
– Gerenciar incidentes de segurança da informação: Em caso de vazamentos ou acessos indevidos a dados pessoais, o DPO deve coordenar a resposta ao incidente, comunicar a ANPD, se necessário, e mitigar os impactos para a empresa e para os titulares dos dados.
– Revisar e atualizar políticas de privacidade: O DPO deve garantir que a política de privacidade e os termos de uso estejam sempre alinhados com as exigências da LGPD, refletindo as práticas reais da empresa no tratamento de dados pessoais.
– Realizar auditorias e treinamentos internos: Para manter a empresa em conformidade, o DPO deve promover auditorias periódicas e treinamentos com os colaboradores sobre segurança da informação, tratamento de dados e boas práticas para evitar falhas e sanções.
3. Faça um diagnóstico de privacidade
Antes de sua empresa implementar qualquer mudança para se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é fundamental entender como os dados pessoais são tratados no dia a dia.
Isso significa mapear todas as etapas do tratamento de dados, desde a coleta até o armazenamento e a possível exclusão.
Para facilitar esse diagnóstico, responda às seguintes perguntas:
Quais dados pessoais são coletados? – A empresa coleta informações como nome, CPF, endereço, e-mail, telefone, dados financeiros ou sensíveis?
Como ocorre o tratamento de dados? – Os dados pessoais são utilizados para cadastro, marketing, atendimento ao cliente, transações comerciais?
Onde esses dados estão armazenados? – Os dados pessoais ficam em servidores físicos, na nuvem, em planilhas ou sistemas internos?
Existe um processo para exclusão de dados? – Caso um cliente solicite a exclusão de dados, a empresa possui um procedimento claro para atender essa demanda nos prazos estabelecidos pela LGPD?
O consentimento informado está sendo coletado corretamente? – A empresa solicita autorização clara e transparente antes de coletar dados pessoais para determinadas finalidades?
Esse mapeamento ajudará a identificar riscos, como armazenamento inadequado, acesso não autorizado ou falhas na obtenção do consentimento informado.
Com essas informações, a empresa pode corrigir problemas e garantir que o tratamento de dados esteja alinhado com a LGPD.
4. Revise e atualize a política de privacidade e contratos
Para garantir que sua empresa esteja em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é essencial revisar e atualizar a política de privacidade e os contratos que envolvem o tratamento de dados pessoais. Isso ajudará a garantir mais transparência para clientes, fornecedores e parceiros.
Aqui estão algumas dicas para ajustar esses documentos eficientemente:
– Atualize a política de privacidade do site
Explique de forma clara e objetiva como a empresa realiza o tratamento de dados pessoais.
Informe quais dados pessoais são coletados, para qual finalidade e por quanto tempo serão armazenados.
Detalhe como o usuário pode solicitar a exclusão de dados ou revisar o consentimento informado.
– Inclua cláusulas específicas sobre proteção de dados nos contratos
Adicione disposições sobre a segurança da informação, garantindo que fornecedores e parceiros também cumpram a LGPD.
Deixe claro quais dados pessoais serão compartilhados e quais medidas serão adotadas para protegê-los.
Insira regras sobre tratamento de dados e penalidades em caso de descumprimento das normas de proteção de dados.
– Garanta que o consentimento seja obtido corretamente
O consentimento informado deve ser solicitado de maneira clara, sem termos confusos ou caixas pré-marcadas.
Informe o titular sobre seu direito de revogar o consentimento informado a qualquer momento.
– Implemente processos para a exclusão de dados
Estabeleça um fluxo interno para atender solicitações de exclusão de dados, garantindo que a remoção ocorra nos prazos exigidos pela LGPD.
Mantenha registros para demonstrar que a empresa cumpre as obrigações da LGPD.
Dica extra: A política de privacidade deve ser escrita em uma linguagem simples e acessível, evitando termos técnicos complicados. Dessa forma, clientes e usuários compreenderão facilmente como seus dados pessoais estão sendo utilizados.
5. Implemente medidas de segurança da informação
A segurança da informação é um dos pilares da LGPD. A empresa deve garantir que os dados pessoais estejam protegidos contra acessos indevidos e vazamentos. Algumas práticas recomendadas incluem:
- Uso de criptografia para proteger os dados pessoais;
- Controle de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas realizem o tratamento de dados;
- Atualizações frequentes nos sistemas e softwares;
- Políticas de senhas seguras.
Essas medidas são fundamentais para garantir que a empresa esteja conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
6. Treine sua equipe
A adequação à LGPD não depende apenas de processos, mas também do envolvimento dos colaboradores. Todos devem entender a importância da segurança da informação e das boas práticas no tratamento de dados.
Os treinamentos devem abordar:
- Como coletar e armazenar dados pessoais de forma segura;
- O que fazer em caso de solicitação de exclusão de dados;
- A importância do consentimento informado;
- Como evitar incidentes de segurança.
Uma equipe bem treinada reduz os riscos de falhas no tratamento de dados e fortalece a conformidade da empresa com a LGPD.
7. Atenda aos direitos dos titulares dos dados
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) garante que os titulares possam exercer seus direitos, como:
- Acesso aos seus dados pessoais;
- Correção de informações incorretas;
- Solicitação de exclusão de dados;
- Revogação do consentimento informado.
A empresa deve criar procedimentos claros para atender a essas solicitações nos prazos estabelecidos pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
8. Monitore e atualize constantemente
A conformidade com a LGPD é um processo contínuo. É essencial que a empresa:
- Monitore possíveis incidentes de segurança da informação;
- Revise periodicamente sua política de privacidade e práticas de tratamento de dados;
- Acompanhe mudanças regulatórias e decisões da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Conclusão
Adequar-se à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) não é apenas uma exigência legal, mas também uma forma de fortalecer a confiança dos clientes e parceiros no tratamento de seus dados pessoais.
Implementar boas práticas de segurança da informação, revisar contratos, obter o consentimento informado corretamente e garantir a exclusão de dados quando solicitado são passos essenciais para evitar sanções e demonstrar comprometimento com a privacidade.
Manter a conformidade com a LGPD é um processo contínuo que exige monitoramento e atualizações frequentes.
Com uma política de privacidade clara, processos bem definidos e a orientação de um Encarregado de Proteção de Dados (DPO), sua empresa estará mais preparada para lidar com os desafios do tratamento de dados pessoais e se destacar no mercado pela transparência e segurança que oferece.
Se você ficar com dúvidas, é só entrar em contato conosco!
