Veja quando a assinatura eletrônica é aceita, se o certificado digital e as testemunhas são necessários e quais registros comprovam a contratação.

Propostas comerciais, contratos de prestação de serviços e acordos de confidencialidade podem ser assinados em poucos minutos por uma plataforma digital. Essa facilidade reduz etapas, mas pode criar dificuldades se uma das partes negar a assinatura ou questionar o conteúdo do documento.

Em regra, o contrato assinado digitalmente tem validade jurídica. Para produzir efeitos, ele deve registrar a concordância das partes, permitir a identificação de quem assinou e respeitar as formalidades previstas para aquele negócio.

Validade, força da prova e possibilidade de execução judicial são questões diferentes. Um contrato pode ser válido e ainda depender de outras provas se alguém negar a assinatura. Da mesma forma, pode produzir efeitos entre as partes sem preencher os requisitos para uma cobrança direta por ação de execução.

A seguir, entenda os tipos de assinatura eletrônica, quando o certificado da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) é necessário e quais cuidados reduzem o risco de contestação.

Contrato assinado digitalmente é válido?

Sim. Os artigos 104 e 107 do Código Civil determinam que o negócio jurídico deve envolver pessoas capazes, objeto permitido pela lei e forma admitida pelo ordenamento. A declaração de vontade pode seguir diferentes formatos, salvo se a legislação exigir uma formalidade específica.

Além disso, o artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 reconhece os documentos eletrônicos para fins legais. A norma também permite o uso de métodos de assinatura que não utilizem certificados emitidos pela ICP-Brasil, desde que as partes aceitem essa forma de comprovação.

Por isso, empresas podem assinar eletronicamente contratos de prestação de serviços, fornecimento, locação, parceria comercial e confidencialidade, entre outros documentos.

O meio eletrônico, porém, não corrige falhas do próprio contrato. O documento poderá ser questionado se uma pessoa sem poderes representar a empresa, se o conteúdo contrariar a lei ou se houver fraude, erro, coação ou outro problema na manifestação de vontade.

Antes da assinatura, a empresa deve confirmar a identidade das partes, os poderes dos representantes e as formalidades exigidas para aquela operação.

Quais assinaturas eletrônicas podem ser usadas?

A expressão assinatura eletrônica reúne os diferentes recursos utilizados para identificar uma pessoa e registrar sua concordância em um ambiente digital.

Já a assinatura digital costuma indicar o uso de recursos criptográficos para relacionar o signatário ao documento e identificar alterações posteriores. No uso cotidiano, contudo, muitas pessoas empregam essa expressão para qualquer assinatura realizada pela internet.

A Lei nº 14.063/2020 diferencia três níveis de assinatura eletrônica. Embora as regras de aceitação perante órgãos públicos variem conforme o ato, essa classificação também ajuda a compreender a força da prova em contratos particulares.

Assinatura eletrônica simples

A assinatura simples identifica a pessoa que assinou e associa seus dados ao documento. Dependendo do funcionamento do sistema, podem se enquadrar nessa categoria os aceites realizados por login, senha, e-mail ou outro recurso básico de confirmação.

Esse formato pode atender a operações de menor risco. Entretanto, se uma das partes negar a contratação, a empresa precisará apresentar outros elementos que demonstrem quem acessou o documento e como ocorreu o aceite.

Assinatura eletrônica avançada

A assinatura avançada utiliza recursos que relacionam o documento de forma individualizada à pessoa que assinou. O método também deve permitir a identificação de alterações realizadas depois da assinatura.

Plataformas privadas podem oferecer esse nível de segurança por meio de códigos de verificação, autenticação em duas etapas, biometria e relatórios de auditoria. A classificação depende dos recursos utilizados pela plataforma, e não apenas do nome comercial do serviço.

Assinatura eletrônica qualificada

A assinatura qualificada utiliza certificado digital emitido dentro da ICP-Brasil. Ela possui o nível mais elevado de confiabilidade entre as categorias previstas na Lei nº 14.063/2020.

O certificado relaciona a identidade de seu titular a uma chave criptográfica. Além disso, permite verificar se alguém alterou o documento depois da assinatura. Por esse motivo, a assinatura qualificada oferece maior segurança para comprovar quem assinou e qual era o conteúdo aceito.

O certificado da ICP-Brasil é obrigatório?

O certificado da ICP-Brasil não é obrigatório para a maioria dos contratos particulares. A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 autoriza outros métodos de comprovação, desde que as partes os admitam como válidos.

Em 2024, no Recurso Especial nº 2.159.442, o Superior Tribunal de Justiça decidiu que a falta de credenciamento da entidade certificadora na ICP-Brasil não invalida, por si só, a assinatura eletrônica.

O caso envolvia um contrato assinado por meio de plataforma privada. O tribunal considerou que as partes haviam concordado com o método utilizado e que o processo reunia registros capazes de confirmar a contratação.

A decisão não significa que qualquer clique comprova a assinatura. A empresa precisa preservar elementos que relacionem o documento à pessoa que manifestou a concordância.

Além disso, uma lei, um órgão público ou as próprias partes podem exigir determinado certificado. Contratos de maior valor, longa duração ou com garantias relevantes também podem justificar o uso de uma assinatura com nível mais alto de segurança.

A assinatura eletrônica substitui escritura e registro?

Cada negócio mantém as formalidades previstas na legislação. A assinatura eletrônica registra a concordância das partes, mas não substitui automaticamente uma escritura pública, um registro ou outra providência exigida para o ato.

O artigo 108 do Código Civil, por exemplo, exige escritura pública para determinados negócios que envolvem direitos reais sobre imóveis com valor superior a 30 salários mínimos, salvo exceção prevista em lei.

Além disso, a assinatura do contrato de compra e venda não transfere a propriedade do imóvel. Conforme o artigo 1.245 do Código Civil, o comprador adquire a propriedade com o registro do título no Cartório de Registro de Imóveis.

Atos societários, garantias, procurações e documentos apresentados a órgãos públicos também podem seguir regras próprias. Portanto, a empresa deve verificar se o método eletrônico escolhido atende às exigências do negócio e da instituição que receberá o documento.

Contrato digital precisa de testemunhas?

As testemunhas não são, em regra, um requisito de validade do contrato. Entretanto, elas podem influenciar a forma de cobrar a obrigação judicialmente.

O artigo 784, inciso III, do Código de Processo Civil considera título executivo extrajudicial o documento particular assinado pelo devedor e por duas testemunhas. Esse título permite que o credor inicie diretamente uma ação de execução, desde que a obrigação seja certa, líquida e exigível.

Desde 2023, o parágrafo 4º do mesmo artigo dispensa as testemunhas nos títulos constituídos ou confirmados eletronicamente quando um provedor de assinatura comprova a integridade do documento. Nesse caso, a legislação aceita as modalidades de assinatura eletrônica previstas em lei.

Assim, uma plataforma que registre as assinaturas e demonstre que o arquivo não sofreu alterações pode permitir a execução sem testemunhas. Se o método utilizado não oferecer esses registros, as testemunhas ainda podem ser necessárias para que um documento particular seja cobrado diretamente por execução.

Mesmo sem força de título executivo, o contrato pode continuar válido. O credor poderá avaliar uma ação monitória ou uma ação de cobrança, conforme os documentos disponíveis.

O que acontece se uma parte negar a assinatura?

A empresa que apresenta o contrato deve conseguir demonstrar quem assinou e qual documento recebeu o aceite. De acordo com o artigo 429, inciso II, do Código de Processo Civil, quem produziu o documento deve comprovar sua autenticidade se a outra parte contestar a assinatura.

A prova pode reunir:

• o arquivo original assinado;
• o relatório de auditoria da plataforma;
• a data e o horário de cada assinatura;
• o endereço de protocolo de internet (IP);
• os códigos enviados por e-mail ou telefone;
• a autenticação em duas etapas ou por biometria;
• o registro de alterações no documento;
• as mensagens trocadas durante a negociação;
• os pagamentos e demais atos de cumprimento do contrato.

Um endereço de IP ou um código enviado por e-mail, isoladamente, pode não identificar com segurança quem realizou o aceite. A combinação de diferentes registros torna a comprovação mais consistente.

A simples inserção da imagem de uma assinatura em um arquivo PDF também oferece poucos elementos técnicos sobre a autoria. Além disso, imprimir o contrato ou guardar apenas uma captura de tela pode eliminar informações necessárias para verificar como ocorreu a assinatura.

Por isso, a empresa deve preservar o arquivo eletrônico original, o certificado de conclusão e o histórico fornecido pela plataforma.

Quais cuidados a empresa deve adotar?

O método de assinatura deve acompanhar o valor, a duração e os riscos do contrato. Operações que envolvem imóveis, empréstimos, garantias, propriedade intelectual ou obrigações de longo prazo podem precisar de recursos mais seguros de identificação.

Antes de assinar, a empresa deve:

• confirmar os dados de todas as partes;
• verificar se o representante possui poderes para assinar pela empresa;
• prever no contrato a aceitação das assinaturas eletrônicas e da plataforma escolhida;
• conferir se todos receberam a mesma versão do documento e dos anexos;
• utilizar um método de autenticação compatível com o risco da operação;
• verificar se a plataforma registra data, horário e forma de autenticação;
• guardar o arquivo original e o relatório de auditoria;
• impedir alterações depois da coleta das assinaturas;
• conferir a necessidade de testemunhas, escritura ou registro;
• controlar o acesso a certificados, senhas e contas corporativas.

Empresas que utilizam assinaturas eletrônicas com frequência também podem estabelecer um procedimento interno. As regras devem indicar quem pode assinar, quais métodos serão aceitos e onde os documentos e relatórios ficarão armazenados.

O compartilhamento de senhas ou certificados dificulta a identificação do responsável pela assinatura. Por isso, cada representante deve utilizar suas próprias credenciais.

Conclusão

O contrato assinado digitalmente possui validade jurídica quando registra uma manifestação de vontade válida e respeita as formalidades aplicáveis ao negócio. O certificado da ICP-Brasil aumenta a segurança da prova, mas a legislação permite outros métodos de assinatura em contratos particulares.

A empresa deve escolher o método conforme os riscos da operação e conservar os registros que comprovem a contratação. O arquivo original, o relatório da plataforma e os dados de autenticação podem definir a força da prova se houver uma contestação.

Como o Codeço Rocha Advogados pode orientar?

O Codeço Rocha Advogados assessora empresas na elaboração e na revisão de contratos físicos e eletrônicos. A análise abrange o método de assinatura, os poderes dos representantes, as formalidades legais e os documentos necessários para comprovar a contratação.

O escritório também orienta empresas em conflitos relacionados à autenticidade, ao descumprimento e à cobrança de contratos empresariais. Cada situação depende do conteúdo do contrato, do arquivo original e dos registros produzidos durante a assinatura.